Wij passen geen SPF-, DKIM- of DMARC‑records aan in ons DNS voor externe e‑mail- of marketingplatformen. Dit is een bewuste keuze om onze e‑mailbeveiliging, domeinreputatie en DMARC-policy strikt te beheren en te beschermen.
Door externe platformen toe te voegen aan SPF- of DKIM‑configuraties geven we hen de mogelijkheid om e‑mails te verzenden namens ons domein.
Dit betekent dat elke gebruiker met toegang tot het externe platform e-mails kan verzenden met een afzender binnen ons domein. Tegelijk vertrouwen wij deze externe mailservers om namens ons domein te verzenden. Dit verhoogt het risico op misbruik, phishing of ongecontroleerde verzendingen.
Aanpassingen aan DMARC-configuratie zorgen ervoor dat wij geen controle meer hebben over de DMARC-alignment waardoor het moeilijk wordt om onze strikte DMARC-policy veilig af te dwingen.
We geven controle over DMARC rapporten waardoor het externe platform inzicht krijgt in onze e-mailstromen en interne verzendende systemen.
Elke bijkomende partij maakt het DMARC model complexer en vergroot het risico dat kwaadaardige of ongewenste e-mails als legitiem worden gezien.
Onze e‑mailreputatie is cruciaal voor de aflevering van bedrijfscommunicatie. Als een extern platform slechte verzendpraktijken hanteert (spamklachten, blacklisting), kan dit onze domeinreputatie negatief beïnvloeden.
Externe tools opereren buiten onze beheerde e‑mailomgeving. Dit betekent dat wij geen controle hebben over:
Het toevoegen van DNS‑records creëert extra vertrouwensrelaties met derde partijen. Dit kan conflicteren met interne security‑richtlijnen, auditvereisten of compliance‑regels.
SPF‑records hebben technische limieten. Het toevoegen van meerdere externe platformen kan deze limieten overschrijden en e‑mailproblemen veroorzaken.
We bieden volgende alternatieven aan:
We kiezen er bewust voor om onze DNS‑configuratie strikt te beheren en geen externe verzendplatformen rechtstreeks toe te staan. Dit zorgt voor:
Bij bv. einde contract of studieperiode kan het gewenst zijn om je e-mail op te slaan voor later gebruik in een andere e-mail toepassing.
Volg de instructies van Microsoft om je e-mailberichten, contactpersonen en agenda-items vanuit Outlook te exporteren naar een .pst bestand dat je later terug kan importeren in Outlook.
Bij UGent hanteren we een strikt no tolerance spam beleid. Daarom, als je er zeker van wilt zijn dat jouw e-mails succesvol worden afgeleverd bij onze UGent gebruikers, moet je voldoen aan de onderstaande richtlijnen.
Belangrijk: Afleverproblemen zullen blijven bestaan en ons support team zal niet in staat zijn om te helpen totdat de beheerder van de verzendende e-mailserver actie onderneemt om volledig te voldoen aan deze richtlijnen.
Momenteel raden we aan om bijvoorbeeld met deze tools te controleren of de e-mailconfiguratie correct is:
(English version: https://otrsdict.ugent.be/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;ItemID=494)
rev. 20230215
Als je veel oudere e-mail hebt, dan zal het enige tijd duren voor die ook lokaal staat.
Als anti-spam maatregel gebruiken de UGent e-mailservers onder andere greylisting waardoor bepaalde e-mails eerst een controle ondergaan en pas na een kleine vertraging bezorgd worden in je inbox.
Heb je bv. een one time code aangevraagd en deze code komt te laat aan via e-mail, vraag dan direct een nieuwe code aan en deze code zal meestal veel sneller aankomen via e-mail.
Controleer de volgende zaken:
Vind je de e-mail nog altijd niet na bovenstaande informatie, geef dan in een nieuwe reactie zeker relevante informatie zoals datums (met tijdstip indien mogelijk), afzenderadres, afzenderdomein, onderwerp, ... mee.
Inkomende mailserver:
Uitgaande mailserver:
Je kan je e-mail raadplegen via je browser (https://outlook.office.com) of via je eigen mailtoepassing.
Gebruik je een eigen mailtoepassing? Voeg dan eerst je Microsoft 365 account van de UGent toe in deze toepassing:
De UGent mail servers laten e-mails tot 25 MB door. Het wordt echter niet aangeraden om e-mails van dergelijke omvang te versturen. Hou de omvang van een e-mail zo klein mogelijk te houden (bv. door het te comprimeren tot een zip-bestand) of om het bestand op een andere manier ter beschikking te stellen, zoals via Belnet Filesender.
Na het afsluiten van jouw UGent account heb je geen toegang meer tot jouw UGent e-mail. Wij kunnen je ook geen backup geven van deze e-mail.
