Je kan je e-mail raadplegen via je browser (https://outlook.office.com) of via je eigen mailtoepassing.

Gebruik je een eigen mailtoepassing? Voeg dan eerst je Microsoft 365 account van de UGent toe in deze toepassing.

Outlook

• Nieuwe Outlook voor Windows
• Klassieke Outlook voor Windows
• Outlook voor Mac
• Outlook voor iOS (Phone/iPad)
• Outlook voor Android

Mail

• Mail voor Mac
• Mail voor iOS (Phone/iPad)

Thunderbird

Inkomende mailserver:

• Protocol: IMAP

• Hostnaam: outlook.office365.com

• Poort: 993

• Verbindingsbeveiliging: SSL/TLS

• Authenticatiemethode: OAuth

• Gebruikersnaam: jouw UGent e-mailadres

Uitgaande mailserver:

• Hostnaam: smtp.office365.com

• Poort: 587 of 465

• Verbindingsbeveiliging: STARTTLS (of 465 Verbindingsbeveiliging: SSL/TLS)

• Authenticatiemethode: OAuth

• Gebruikersnaam: jouw UGent e-mailadres

Voorwaarde

De verantwoordelijke van het gedeelde postvak moet je eerst toegang geven tot de shared mailbox.

Werkwijze

Klassieke Outlook

1. Open de toepassing “Outlook (classic)” op je computer.
2. Ga naar “Bestand” en de optie “+ Account toevoegen”.
3. Geef het e-mailadres van het gedeelde postvak in.
4. Bevestig met “Verbinding maken”.
   Resultaat: Er opent zich een pop up venster om je wachtwoord in te geven.
5. Selecteer “Aanmelden met een andere account”.
6. Wijzig het e-mailadres van het gedeelde postvak naar je persoonlijk UGent e-mailadres.
7. Druk op “Volgende”.
8. Geef jouw UGent wachtwoord in.
9. Druk op “Aanmelden”.
10. Keur de aanmeldingsaanvraag goed via jouw ingestelde MFA methode.
11. Druk op “Gereed”.
12. Sluit en heropen de toepassing “Outlook (classic)” op je computer.

Resultaat

• Het gedeelde postvak zal ook beschikbaar zijn in de webversie van Outlook.
• Het e-mailadres van het gedeelde postvak zal altijd al ingevuld staan telkens je een nieuwe e-mail wilt versturen of een e-mail wilt beantwoorden vanuit dit gedeelde postvak in eender welke versie van Outlook. Volg je de stappen op de Microsoft support pagina “Een gedeeld postvak openen en gebruiken in Outlook”, dan zal je elke keer het verzendadres nog moeten verbeteren.

Nieuwe Outlook

1. Open de toepassing “Outlook (new)” op je computer.
2. Selecteer “E-mail” aan de linkerkant.
3. Klik met de rechtermuisknop op jouw e-mailadres.
4. Selecteer “Gedeelde map of postvak toevoegen”.
5. Typ in het venster “Gedeelde map of postvak toevoegen” de naam van het gedeelde postvak dat je wilt toevoegen aan de nieuwe Outlook.

Webversie van Outlook

1. Ga naar https://outlook.office.com/mail.
2. Selecteer “E-mail” aan de linkerkant.
3. Klik met de rechtermuisknop op jouw e-mailadres.
4. Selecteer “Gedeelde map of postvak toevoegen”.
5. Typ in het venster “Een gedeeld e-mailaccount toevoegen” de naam van het gedeelde postvak dat je wilt toevoegen aan de webversie van Outlook.

Outlook client op Mac

In de standaard Mail-client van macOS (Mail) is het niet mogelijk om gedeelde mailboxen toe te voegen. Gebruik daarom de Outlook-client voor gedeelde mailboxen.

1. Kies "Voorkeuren..." uit het "Outlook" menu
2. Kies "Accounts"
3. Kies "Gedeelde postvak openen..." met het + menu links onderaan
4. Geef in het zoekveld in het daaropvolgende scherm het e-mailadres van je gedeelde mailbox in
5. Kies "Toevoegen"

De gedeelde mailbox is nu zichtbaar in de accounts-kolom links.

Meer details

• Medewerkers: Shared mailbox (UGent intranet)
• Studentenverenigingen: Gedeelde postvakken voor studentenverenigingen (UGent studentenportaal)

Bij bv. einde contract of studieperiode kan het gewenst zijn om je e-mail op te slaan voor later gebruik in een andere e-mail toepassing.

Volg de instructies van Microsoft om je e-mailberichten, contactpersonen en agenda-items vanuit Outlook te exporteren naar een .pst bestand dat je later terug kan importeren in Outlook.

Na het afsluiten van jouw UGent account heb je geen toegang meer tot jouw UGent e-mail. Wij kunnen je ook geen backup geven van deze e-mail.

• Zie https://ugentbe.sharepoint.com/sites/intranet-ict/SitePages/Account.aspx voor actieve medewerkers.
• Zie https://www.ugent.be/student/nl/na-je-studies#Afstuderenin2025 en https://www.ugent.be/student/nl/ict/ict-diensten/account.htm#UGentaccount voor studenten.